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Grundsätze für elektronische Rechnungen

elektronische Rechnungen

Du kannst Deine Rechnungen elektronisch an die Empfänger übermitteln, vorausgesetzt der Empfänger hat dem zustimmt. Es reicht, wenn der Empfänger vorab per email zustimmt.

Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können).

Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt aktuell zehn Jahre. Die Daten müssen auf Datenträgern gespeichert werden, die keine Änderung zulassen (z.B. DVD) und die gespeicherten Rechnungen müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Bekommst Du eine Rechnung als PDF, sollte sie auch in dem Format gespeichert werden. Die email, in der die Rechnung als Anhang beigefügt war, muss nicht gespeichert werden, da diese als Briefumschlag gilt.